Подготовка к важной встрече: чек-лист
Как подготовить встречу, которая заканчивается решением: формулировка результата, повестка, участники, материалы, техника и фиксация договорённостей.

[ ] Сформулировать, чем встреча должна закончиться
    Одной фразой и с глаголом решения: утвердить, выбрать, назначить, согласовать. «Обсудить» — это не результат.
[ ] Составить короткую повестку с временем на пункты
    Три-четыре пункта максимум. Указанное время дисциплинирует лучше любых просьб быть покороче.
[ ] Позвать тех, кто принимает решение, и только их
    Остальным достаточно итогов. Чем больше людей, тем труднее решение и тем охотнее оно откладывается.
[ ] Убедиться, что нужный человек сможет быть
    Если его не будет, встречу лучше перенести, чем провести и собрать заново. Это уважение к времени всех остальных.
[ ] Отправить материалы заранее и проверить доступы
    Ссылки должны открываться без вас и у всех. Файл, который не открылся на встрече, стоит десяти минут и части доверия.
[ ] Дать короткий контекст тем, кто не в теме
    Три-пять предложений: что уже решено, что обсуждаем и почему сейчас. Это экономит половину встречи.
[ ] Подготовить варианты, а не открытый вопрос
    Два-три варианта с плюсами, минусами и вашей рекомендацией. Открытый вопрос почти всегда заканчивается «давайте подумаем».
[ ] Продумать сложные вопросы и возражения заранее
    Выпишите три самых неудобных вопроса и ответьте на них себе. Если ответа нет — так и скажите на встрече, это нормально.
[ ] Проверить цифры и источники
    Одна неточная цифра переводит обсуждение с решения на проверку ваших данных. Знайте, откуда взята каждая.
[ ] Проверить технику и запасной канал связи
    Звук, камера, демонстрация экрана — до встречи, а не в первую минуту. Запасной канал на случай, если платформа подведёт.
[ ] Проверить помещение и оборудование
    Кабель, переходник, доска, маркеры, розетка. Мелочь, которая съедает первые десять минут, если её нет.
[ ] Заложить время на начало и на итоги
    Пять минут в конце на фиксацию договорённостей — не роскошь, а то, ради чего всё затевалось.
[ ] Договориться, кто ведёт и кто записывает
    Совмещать роли тяжело. Если записывает отдельный человек, ведущий может слушать, а не писать.
[ ] Проговорить ключевую часть вслух
    Три минуты вслух выявляют дыры в логике лучше, чем час перечитывания слайдов.
[ ] Зафиксировать решения и отправить в тот же день
    Что решили, кто что делает, к какому сроку. Через сутки формулировки у всех разойдутся, и встреча повторится.
[ ] Поставить задачи со сроками сразу после встречи
    Договорённость без даты и ответственного — это не решение, а намерение. Перенесите её в список, пока помните детали.

Чек-лист из Unload: https://unloads.ru/c/meeting-prep