Разбор почты: чек-лист
Как привести ящик в порядок: массовый архив старого, четыре решения по каждому письму, задачи в список задач, отписки и фильтры, расписание проверки.

[ ] Убрать всё старше месяца в отдельный архив
    Одной папкой, не разбирая. Поиск всё найдёт, а разбирать накопленное годами по письмам не начинает почти никто.
[ ] Ввести четыре решения по каждому письму
    Ответить, превратить в задачу, отложить с датой, удалить. Пятого варианта «пусть повисит» не существует.
[ ] Отвечать сразу, если это меньше двух минут
    Короткий ответ дешевле, чем возвращаться к письму трижды. Всё, что длиннее, становится задачей.
[ ] Переносить дела из писем в список задач
    С формулировкой действия, а не «ответить Пете». Ящик как список задач не работает: в нём нет приоритетов и сроков.
[ ] Отписаться, а не удалять по одной
    Каждое удаление рассылки — это минута сейчас и та же минута через неделю. Отписка занимает столько же и один раз.
[ ] Настроить фильтры для уведомлений сервисов
    Чеки, уведомления, отчёты — мимо входящих, сразу в свои папки. Их читают по необходимости, а не по мере поступления.
[ ] Завести отдельный адрес для покупок и регистраций
    Основной ящик перестаёт быть свалкой акций. Заодно видно, кто передал ваш адрес дальше.
[ ] Выключить уведомления о каждом письме
    Почта — не чат. Мгновенная реакция почти никогда не нужна, а прерывание стоит внимания на следующие минуты.
[ ] Проверять почту по расписанию
    Два-три захода в день. Между ними ящик закрыт: срочное придёт другим каналом или звонком.
[ ] Сделать шаблоны для повторяющихся ответов
    Одинаковые письма отнимают больше времени, чем кажется. Шаблон пишется один раз и живёт годами.
[ ] Не строить сложную систему папок
    Поиск работает лучше двадцати папок. Одна-две категории плюс архив — достаточная структура почти для всех.
[ ] Завести папку «жду ответа»
    Письма, где мяч на чужой стороне. Раз в неделю просматривать её — и напоминать, если ответа нет.
[ ] Проверить безопасность ящика
    Двухфакторная аутентификация, список устройств, правила пересылки. Почта — ключ ко всем остальным аккаунтам.
[ ] Закрепить привычку разбирать до конца
    Разбор до нуля раз в день или хотя бы раз в неделю. Частичный разбор возвращает ту самую неопределённость.

Чек-лист из Unload: https://unloads.ru/c/email-inbox-reset